Le Commissioni che producono i documenti dovranno firmare la documentazione da inviare tramite Firma Digitale. Preferiamo chiarire il dubbio posto in questi giorni circa la firma autografa sostituita a mezzo stampa. Il mondo della digitalizzazione ha vissuto enormi cambiamenti negli ultimi decenni. Si è passati col tempo dalla firma su carta a alla firma elettronica e digitale. Le normative sono infatti in continua evoluzione ed è facile perdersi o non riuscire a restare aggiornati sulle ultime modifiche.
Che cos'è la firma autografa sostituita a mezzo stampa?
Prima di spiegare cos’é, partiamo dalla sua definizione. La firma autografa sostituita a mezzo stampa è un tipo di firma che “non impone il legame stretto tra titolare, firma e documento, perché questa non è altro che un’attribuzione, attraverso una dicitura, della paternità dell’atto” regolamentata dall’articolo 3 comma 2 del D.lgs 39/1993.
La procedura è molto semplice. Consiste nell’apporre la dicitura “Firma autografa sostituita a mezzo stampa, ai sensi dell’art. 3, comma 2, del D.Lgs. 39/93“, dopo il titolo e il nome e cognome del titolare del documento. E’ utilizzata principalmente nella pubblica amministrazione e nelle scuole per reclamare la paternità dell’atto in sistemi informativi automatizzati.
Secondo l’articolo del decreto legislativo, infatti:
“Nell’ambito delle pubbliche amministrazioni l’immissione, la riproduzione su qualunque supporto e la trasmissione di dati, informazioni e documenti mediante sistemi informatici o telematici, nonché l’emanazione di atti amministrativi attraverso i medesimi sistemi, devono essere accompagnati dall’indicazione della fonte e del responsabile dell’immissione, riproduzione, trasmissione o emanazione. Se per la validità di tali operazioni e degli atti emessi sia prevista l’apposizione di firma autografa, la stessa è sostituita dall’indicazione a stampa, sul documento prodotto dal sistema automatizzato, del nominativo del soggetto responsabile.” art. 3, comma 2, D.Lgs. 39/93.
La sua evoluzione
Questo procedimento nasce negli anni ‘90 al fine di favorire la digitalizzazione. L'obiettivo è difatti quello di snellire le attività amministrative dei grandi enti pubblici che si ritrovano spesso ad inviare centinaia di atti ai contribuenti. Un altro esempio sono le centinaia di circolari o pagelle distribuite nelle scuole.
Sostituire la firma autografa del funzionario responsabile con la stampa meccanizzata sul documento cartaceo, permette di automatizzare e velocizzare i processi. Tuttavia, come precisato dal decreto legislativo, questo tipo di firma può essere utilizzato unicamente su documenti cartacei provenienti da un sistema informatico.
La riforma del CAD del 2010 (d.lgs. 235/2010) ha permesso il definitivo abbandono di questa modalità di firma favorendo la completa gestione digitale di tutti i processi amministrativi. Dall’essere la norma, la firma autografa sostituita con mezzo stampa è quindi diventata un’eccezione a cui ricorrere solo nel caso in cui la pubblica amministrazione dimostri l’impossibilità nell’usare le nuove tecnologie.
Nel 2016, invece, un altro decreto legislativo (d.lgs. 179/2016) ha abrogato tutti gli articoli del d.lgs.39/1993 tranne il comma 1 dell'art. 3. Ad oggi pertanto la firma autografa sostituita a mezzo stampa può essere applicata esclusivamente per stampare e inviare massivamente dei documenti a terzi. Tuttavia, non essendo la stampa un atto amministrativo, essa non ha alcun valore giuridico.
La firma scansionata
Non bisogna confondere la firma autografa sostituita a mezzo stampa con la firma grafica, scansionata in JPG o PNG. Pur sembrando simili, hanno infatti ben poco in comune. La firma in formato .png è semplicemente un’immagine scansionata di una firma, la quale attraverso software specifici può essere inserita in un documento pdf. Può anche essere disegnata col mouse o su un tablet. E’ quindi un modo indubbiamente facile per creare la propria firma in questo formato.
Ad ogni modo, come la firma autografa sostituita a mezzo stampa, anche la firma in formato grafico non è legalmente vincolante poiché non è riconosciuta dalla legge.
La firma elettronica o digitale
Facciamo ora un confronto dettagliato con la firma elettronica, chiamata spesso anche col il nome di firma digitale. L’unica cosa che hanno in comune queste modalità di firma è il fatto che in entrambi i casi appaiono sul documento informatico il nome e il cognome del firmatario. In quanto a legalità e procedimento, invece, non presentano nessuna similitudine in quanto firma autografa sostituita a mezzo stampa e firma elettronica non sono assolutamente la stessa cosa. La firma elettronica è una soluzione al 100% digitale che consente di firmare diversi tipi di documenti a distanza, e da un qualsiasi dispositivo informatico. In base al tipo di documento e al livello di sicurezza scelto, si può decidere quale firma elettronica apporre. E’ una soluzione notevolmente più rapida e totalmente paperless, oltre ad essere certificata e decisamente più moderna.
Ricapitolando
La firma autografa sostituita a mezzo stampa permette di snellire i processi aziendali poiché consiste nel sostituire la firma autografa del funzionario con la dicitura “Firma autografa sostituita a mezzo stampa, ai sensi dell’art. 3, comma 2, del D.Lgs. 39/93“. Tuttavia, e lo evidenziamo, ad oggi non ha più alcun valore legale.
La firma autografa sostituita a mezzo stampa e la firma in formato grafico sembrano simili, ma non lo sono. Quest'ultima è l’immagine scansionata di una firma che si può successivamente inserire in documenti pdf. Ma nemmeno questo metodo è più approvato dalla legge!
La firma elettronica è l'unica alternativa legale applicabile anche nella pubblica amministrazione o nelle istituzioni.
